Mail merge met Microsoft Word
Produceer een groot aantal brieven met per brief unieke informatie. Ideaal voor Marketing.
Introductie
Mail merge is de techniek voor het produceren van een reeks documenten met per document unieke gegevens. Met deze pagina kunt de mail merge functionaliteit van Microsoft Word gebruiken. Deze pagina geeft instructie voor het uitvoeren van een simpele mail merge. Toch zijn deze instructies al heel nuttig.
De mogelijkheden
Met mail merge kunt u bijvoobeeld in de aanhef van uw brieven de naam van de klant gebruiken, in plaats van het algemene "Geachte heer / mevrouw". Het is mogelijk het adres van de klant op de brief weer te geven. In combinatie met venster-enveloppen zijn etiketten dan niet meer nodig. Dit bespaart u geld en staat ook professioneler. Natuurlijk kunt u ook etiketten produceren met mail merge.
Ook kunt u gepersonaliseerde emails verzenden met Eudora.
Wat u nodig heeft
Deze pagina gaat uit van Word 2003, echter mail merge werkt met elke versie van Word. Mail merge werkt ook met andere tekstverwerkers, zoals Corel WordPerfect. Microsoft Word kan gegevens uit een verscheidenheid aan databases halen. Ook is het mogelijk om een tabel in een Word document te gebruiken als bron. De tabel moet dan in een ander Word document staan.
In deze pagina wordt gebruik gemaakt van Microsoft Excel als bron voor de specifieke gegevens. Indien uw Excel sheet 100 records (rijen) heeft, dan heeft u na de mailmerge 100 gepersonaliseerde brieven.
De Excel sheet
De afbeelding laat een simpel Excel bestand zien. Gebruik de eerste rij van uw sheet voor veldnamen. Een veldnaam is een toepasselijke naam voor de betreffende kolom. Stel de eerste kolom van uw Excel sheet bevat de namen van de klanten, dan zou "klant_naam" een goede veldnaam zijn. Een veldnaam mag geen spatie bevatten, gebruik in plaats hiervan een liggend streepje. Tijdens het invoegen van de velden in het Word document zult u deze veldnamen terug zien. Onthoud even op welke sheet uw gegevens staan. U kunt de naam van de sheet veranderen door te dubbelklikken op de sheet-naam onderaan.
De brief aanmaken in Word
Schrijf uw brief. De plekken waar u gepersonaliseerde informatie kwijt wilt laat u nog even leeg.
De Excel sheet verbinden met de brief
Zet de "Mail Merge..." toolbar aan door "View", "Toolbars" en dan "Mail Merge" te selecteren. In het Nederlands heet deze toolbar "Afdruk samenvoegen". Klik op het icoontje "Open Data Source". In het "Select Data Source" venster selecteert u het Excel bestand en klikt op "Open". In het "Select Table" venster selecteert u de sheet die uw gegevens bevat. Merk op dat onderaan in het "Select Table" venster aangevinkt staat dat in de eerste rij de veldnamen staan.
Nu moet u uw Excel sheet niet meer naar een andere directorie verplaatsen. Als u dit doet moet u de verbinding opnieuw tot stand brengen.
Velden invoeren & mergen
Plaats de cursor op de plaats waar je een veld wilt plaatsen en klik op het icoontje "Insert Merge Fields". Selecteer het juiste veld en klik op "Insert". Klik op "Close". Herhaal dit totdat u alle gewenste velden in uw brief geplaatst heeft. Klik nu op "Merge to New Document".
Het resultaat
Er is nu een tweede document geopend. Dit document bevat net zoveel brieven als u records heeft in uw Excel sheet. U kunt uw brieven bijvoorbeeld printen en versturen.